「職場にプロジェクトマネジメントを取り入れたいけれど、知識や経験がない自分には無理な話だ」と諦めていませんか?
「プロジェクトマネジメント」は、実は誰にでも実践することができるマネジメント手法です。今回ご紹介する「3つのツボ」を抑えて、早速明日からプロジェクトマネジメントを活用してみましょう。

プロジェクトマネジメントのツボは「課題管理」「スケジュール管理」「成果物管理」

いきなり大規模なプロジェクトに取りかかろうとすると、知識や経験のない人はどこから手をつけたらよいか、何をしたらいいのか途方に暮れてしまいますね。それならば、逆に“1時間で資料をつくる”という小規模かつ短時間のプロジェクトの場合で考えてみましょう。

1時間という決められた時間内に目的を達成するには、通常プロジェクトマネジメントでするように体制の洗い出しや予算管理、会議などをしている時間はありません。そこで、最低限抑える必要のある「課題管理」「スケジュール管理」「成果物管理」の3つを軸にします。

課題(何を解決しなければいけないか)、スケジュール(どんな段取りで解決するか)、成果物(解決した結果何ができるか)を明確にすることによって、プロジェクトの規模にかかわらず期限内に目的を達成する確率がアップします。

3つのツボを使えば誰でもプロジェクトマネジメントができる

それでは、3つのツボを使って実際にプロジェクトマネジメントを実践してみましょう。

ツボ1.課題管理

プロジェクトのインプットとして、何を解決しなければいけないか、課題を洗い出します。1時間で資料をつくる場合には、「目次が設定できていない」「必要な情報が収集できていない」「何をメッセージとして伝えたいか決まっていない」といった課題をひとつひとつ洗い出していきます。

ツボ2.スケジュール管理

課題を洗い出したらプロセスを決定しましょう。「目次が設定できていない」「必要な情報が収集できていない」「何をメッセージとして伝えたいか決まっていない」という課題ごとに解決策となるタスクを選択し、前後関係を考えて優先順位をつけることでスケジュールを組み立てることができます。

ツボ3.成果物管理

課題を解決するためにひとつひとつタスクを実行していくと、目次ができあがり、必要な情報が入り、各ページのメッセージが明確になり、資料ができあがります。このようにできあがったプロジェクトのアウトプットが成果物です。
プロジェクトマネジメントの3つのツボ
みなさんの中にも社会人になったばかりの頃に「明日までにこの資料をつくれ」といわれてオロオロした経験があるという方がいらっしゃるかも知れませんね。
しかし、プロジェクトマネジメントのツボを知っていればオロオロする必要はありません。前述の例のようにプロジェクトの目的から課題を洗い出して1つ1つ順を追って解決していけば、例え新人さんでも一定の資料をつくり成果をあげることができます。

「プロジェクトの成果物」から逆算して考える

実際のプロジェクトで「3つのツボ」を使うときには、ひとつ注意したいポイントがあります。それは、プロジェクトの目的に紐付く「成果物」を先に設定しておくということ。最終的になにができあがるのかをイメージした上で、そこに向かってどんな課題を、どの順番で解決していけばよいかを考えるのです。

このポイントをもとに、プロジェクトマネジメントの3つのツボを身近な例に落とし込んでみましょう。

お弁当作りプロジェクトを3つのツボで考える

子どもを持つワーキングママの朝は大変。6時に起床すると自分の身じたくを整えながら、子どもに朝食を食べさせ、8時に子どもと一緒に家を出るまでにお弁当をつくらなければいけません。お弁当に充てられる時間は30分。このお弁当プロジェクトを「課題管理」「スケジュール管理」「成果物管理」で考えます。

この場合、成果物となるのは子どもの「お弁当」ですね。では、この成果物を得るためにどのような課題をクリアしなければならないのか、1つ1つ挙げてみましょう。

  • 主菜が決まっていない
  • 副菜をつくっている時間がない
  • 玉子焼きの味つけについて子どもと合意ができていない
  • 主食はおにぎりか、パンか決まっていない

など、お弁当づくりにおけるさまざまな課題が浮き彫りになりました。次に、課題を解決するためのタスクを洗い出しましょう。

  • 主菜は唐揚げに決定 → 鶏肉に味を染みこませる時間が必要
  • 副菜は時間がないので冷凍食品で
  • 玉子焼きの味つけは子どもの意見を尊重して甘めに
  • 主食はおにぎりに決定 → おにぎりを握る

このように導き出されたタスクをどういう順番で実行すれば8時に家を出ることができるでしょうか。スケジュールを組み立ててみましょう。

  1. 鶏肉に味を染み込ませる
  2. おにぎりを握る
  3. 鶏肉を揚げて冷ます
  4. 甘い玉子焼きを作って冷ます
  5. 冷凍食品を冷蔵庫から取り出す

さて、スケジュールにしたがってタスクを実行した結果、できあがったものをいよいよお弁当箱に詰めていきます。このとき、用意したお弁当箱にすべて詰め切れない場合には、一回り大きなお弁当箱に変える、おにぎりは別添えにするなど格納先を調整します。こうして30分以内に子どものお弁当ができあがればプロジェクトの目的は達成です。

ここまでは“1時間で資料をつくる”“30分でお弁当をつくる”など身近なテーマでご説明をしましたが、たとえプロジェクトの規模が大きくなったとしても、「課題管理」「スケジュール管理」「成果物管理」の3つのツボは同じように活かすことができます。

大きなプロジェクトは「小さなプロジェクトの連なり」でできている

例えば、あなたは1年間かけてシステム開発のプロジェクトに取り組むことになりました。このような長期にわたる大規模なプロジェクトはどこから手をつけたらいいか悩みますよね。しかし、一見大規模に見えるシステム開発は、実は「画面設計書」や「データベース設計書」、「運用手順書」などの資料や「プログラム」などの成果物ごとに、小さなプロジェクトの連なりであると考えたらどうでしょう。

ひとつ、「画面設計書」づくりのプロセスを小さなプロジェクトの例として考えてみましょう。このプロジェクトの成果物は「画面設計書」です。そこから、ページ数が決まっていない、目次ができていない、誰にレビューをすればいいか明確でない…といった課題を洗い出します。次に、課題の解決策からページ数を決める、目次を作る、レビューは課長にお願いする、といったタスクを洗い出し、タスクの前後関係を並びかえてスケジュールを組み、実行します。これで画面設計書ができあがりました。「データベース設計書」や「運用手順書」など、ほかのプロセスでも同じように成果物を設定し、課題を洗い出し、スケジュールを立ててからタスクを実行すれば、それぞれの小さなプロジェクトの目的が達成されます。

このように、システム開発という大規模なプロジェクトは、小さなプロジェクトが前後関係で連なってできあがっています。つまり、どんな大きなプロジェクトでも「課題管理」「スケジュール管理」「成果物管理」という最小単位に落とし込む=3つのツボを活かすことができるのです。
大規模なプロジェクトも、小さなプロジェクトの連なりでできている

プロジェクトマネジメントを難しく考える必要はない

現在世界標準といわれるプロジェクトマネジメントの知識体系 PMBOKは、11の知識エリアをさらに3つのプロセスに分けて考えるという複雑な様相を呈しているため、プロジェクトマネジメントは知識と経験がなければ実践できないと思われがちです。

PMBOKをはじめとする多くのプロジェクトマネジメント手法では、プロジェクトの計画をつくることからスタートします。実はプロジェクトの計画をつくるには、全体を俯瞰する力や人材適正を見抜く能力など、かなりのスキルを必要とします。しかし、今回ご紹介したプロジェクトマネジメントの3つのツボは、課題を洗い出し前後関係をつなげて成果物をつくるという一連の流れそのものがプロジェクトの計画になり得るのです。
逆の言い方をすれば、計画を立てるプロセスは、洗い出した課題を解決する順番にスケジュールに落とし込み成果物までつなげることと言えます。

今回ご紹介したプロジェクトマネジメントのツボがほかの手法と異なるのは、一定のスキルが必要となる「プロジェクトの計画づくり」から入るのではなく、プロジェクトの「目的」とそれに紐付く「成果物」をまず先に置くこと。そこから「課題」を洗い出し成果物にたどり着く、つまり未来から逆算するという点です。

「課題管理」「スケジュール管理」「成果物管理」の3つを抑えていれば、1時間で資料を作成するといった日常で往々にして起こり得る業務も効率化できるほか、「PMBOK」やPlan(計画・Do(実行)・Check(フィードバック)・Action(改善)からなる「PDCA」、品質(Quality)・コスト(Cost)・納期(Delivery)を重視する「QCD」などほかのフレームワークを使った手法や、ご自身のやりやすい方法に応用することができます。

まとめ

  • プロジェクトマネジメントのツボは「課題管理」「スケジュール管理」「成果物管理」である
  • プロジェクトマネジメントのツボを活用するには、まずプロジェクトの成果物を先に置き、そこから逆算して課題やタスクを導き出す
  • 大規模なプロジェクトは、小さなプロジェクトの集合体である。よって、3つのツボを応用することができる

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