以前の記事で「課題とは、既に顕在化している解決すべき事象である」というお話をしました。

課題の輪郭は、少しくっきりしたのではないでしょうか。
今まで何気なく過ごしていた日常の中に、また、ビジネスの現場に、課題がたくさん転がっていることに気がついた方も多いのではないかと思います。

「課題」とうまく付き合う方法

では、私たちは課題とどう付き合っていけばよいのでしょうか?

この質問に、「課題を見つけたら解決するのみ、他にどんな選択肢があるの?」と思う方もいらっしゃるかもしれません。
確かに、一人で解決できるような小さな課題が一つだけ、という状態なら、課題を見つける→解決する、というシンプルなプロセス(手順)で済むでしょう。
しかし、私たちの身の回りにある課題は一人で解決できるものばかりではありませんし、数も一つだけではありません。
みんなの力で多くの課題を解決するためには、個人の経験に頼ってやみくもに行動するよりも、どんな人・どんな場面にも応用可能なプロセスに従った方が効率的ではないでしょうか。

私たちが課題とうまく付き合うために必要なプロセス……。
Think! MANAGEMENT.は、それが「課題管理」だと考えています。

課題管理の5つのプロセス

課題を「管理」するとはどういうことでしょう?
具体的な流れを見ていきましょう。

1.課題の発見

さまざまな事象の中から、課題、つまり、今解決が必要なことを見つけ出します。
課題の定義については「課題ってなんだろう?」でお伝えした通りです。

2.課題の共有

一人では解決できない課題の場合には、関係者の間で「この事象が課題である」という共通認識を持つ必要があります。
課題の「見える化」と言い換えてもよいでしょう。
端的に言うと、課題を一覧にしてみんなで一緒に見るようなイメージです。

3.課題の合意

課題の内容と優先順位について認識を合わせます。
そもそも何のために解決が必要なのか?
対象範囲はどこまでか?
優先順位が高い課題、すぐに解決しなければいけない課題はどれか?
といったことをみんなで合意しておくと、認識違いによるやり直しを防ぐことができます。
ここで合意した優先順位などは、必要に応じて課題一覧に追記しておくとよいでしょう。

4.課題のタスク化

課題の解決策を、一人で解決可能な単位に分解し、担当と期限を決めて割り振ります。
みんなで共有した課題一覧に、「解決策」「担当」「期限」の欄を追加するイメージです。
タスクの定義について、詳しくは「タスクってなんだろう?」の記事をお読みいただければと思います。

5.課題の状態把握

タスクが完了するまで見守り、経過と結果を記録します。
課題一覧に挙げたタスクを、一つ一つ解決しては色を塗りつぶしていくイメージです。
期限を過ぎても完了していないタスクがあれば、そのタスクの遅延による影響範囲を把握して課題一覧に反映します。

以上が、課題管理のプロセスです。
改めておさらいすると、課題管理とは、課題を見つけて共有、合意、タスク化し、完了までの経過と結果を記録すること。
つまり、課題の発見から解決までをコントロールすること。

私たちは、課題管理を使い、課題の発見と解決を積み上げることで、より確実に目的を達成することができると考えています。

マネジメントとは課題管理である

ここで「マネジメント」について、振り返ってみましょう。
以前「マネジメント対象の最小単位は課題であり、マネジメントは課題管理である」というお話をしました。
「マネジメントは課題管理である」という言葉の意味をもう少し丁寧に説明すると、「マネジメントは課題の発見と解決を積み上げて目的を達成すること」である、ということができるのではないでしょうか。

課題の発見と解決の積み上げ

課題がうまく解決できなくて困った時は、課題管理の5つのプロセス(発見、共有、合意、タスク化、状態把握)を意識してみると、何かヒントが見つかるかもしれません。

各プロセスの詳細については、以下のリンクからどうぞ。

課題はどうやって発見するんだろう? ~課題管理のプロセス その1~
課題の「見える化」ってどういうことだろう? ~課題管理のプロセス その2~
課題を合意しないと何が起きるんだろう? ~課題管理のプロセス その3~
課題のタスク化ってなんだろう? ~課題管理のプロセス その4~
課題はどうやって解決するんだろう? ~課題管理のプロセス その5~

まとめ

課題管理とは、課題の発見から解決までをコントロールすることである

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