課題管理表を使ってみよう ~解決共有編~」では、発見した課題を課題管理表を使って共有するところまでお話ししました。
チームで同じゴールを目指して進むためには、次に何をする必要があるのでしょうか?

後編の「課題解決編」では、起票した課題の解決策を導くために重要な、「担当・期限」以降の項目について説明していきます。

共有した課題を合意する

課題管理表(課題解決編)

⑧⑨担当/期限

課題の担当者と解決までの期限です。
担当者や期限が空白の課題は放置されがちで、後々悪影響を及ぼす恐れが大きいです。
起票時に決まっていない場合も、一旦仮の担当者と期限を設定しましょう。

⑩ステータス

今この課題がどこまで進んでいるかを確認するために必要です。
起票(オープン)から完了(クローズ)まで、作業進捗に応じて更新しましょう。

⑪⑫⑬コメント/回答者/日時

課題に対する意見やアイデア、つっこみ等、課題解決に導くためのメンバーからの意見をまとめる箇所です。
解決策として生まれたTODO(タスク)や、課題を分解したり、担当や期限を変更した時など、課題に対する動きが時系列で記載されるように意識しましょう。
誰がいつコメントしたかも大切なポイントとなりますので、回答者名・日時も忘れずに。

解決に向けて動き出した課題の状態を把握する

ここまでくると、課題管理表を元に動き出せているイメージが膨らんだと思います。
さてここで、再度⑧担当⑩ステータス⑪コメント欄が重要な役割を担います。

課題をTODO(タスク)化し、全て完了すると課題は解決します。
解決したらそれでおしまい、ではなく、チーム内での「課題解決が完了した」という情報共有までが課題管理といえます。

そのために、課題の担当者は、⑪コメント欄にTODO(タスク)が完了したことを明記します。
TODO(タスク)がすべて完了したら、⑩ステータスを「対策完了」に変更し、⑧担当を「課題管理表の管理者」に変更します。
課題管理表の管理者は、課題を確認して完了処理をしてもよいと判断したら、⑩ステータスを完了(クローズ)に変更します。

管理者が定期的に課題の状態把握を行っていれば、課題管理表を見るだけで、どの課題がまだ完了していないか、誰がどの課題に取り組めば良いかも一目瞭然ですね。

まとめ

課題管理表を使うと、個々がそれぞれ発見した課題が「共有」され、共通認識をもって課題感を「合意」でき、解決策の「タスク化」・「状態把握」と課題解決までを可視化する事ができます。
さらに、全ての課題が一覧で管理されるので、放置されたり取りこぼしている課題も見逃しません。

メンバーが同じ目的達成に向かって、効率よくゴールを目指すために、是非、課題管理表を使って効果を実感してください。

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