課題管理とは具体的にどうすればよいのか、数回にわたってお話ししてきましたが、いよいよ大詰めです。
今までご紹介したプロセスは、以下のリンクからおさらいしてみてくださいね。

課題はどうやって発見するんだろう? ~課題管理のプロセス その1~
どうして課題を共有するんだろう? ~課題管理のプロセス その2~
どうして課題を合意するんだろう? ~課題管理のプロセス その3~
課題のタスク化ってなんだろう? ~課題管理のプロセス その4~

課題管理の最後のプロセスは、「課題の状態把握」。
課題をタスク化した後は、その進捗状況を課題解決まで見守り、経過と結果を記録します。
具体的な経過と結果の記録方法として、課題管理表を更新する方法を挙げてみましょう。

タスクの担当者は、進捗状況に応じてステータスを更新する

タスクの担当者は、課題管理表に進捗状況に応じてステータス(タスクが今どんな状態か)を書きこみます。
まだ取りかかっていないものは「未対応」、取りかかったけれどまだ対応が終わっていないものは「対応中」、終わったものは「対応済」などです。
どんな経過の時にどんなステータスにするかといったステータスの更新ルールは、課題管理表を使い始める前にメンバー間で共有しておくのがよいでしょう。
今回は、以下の4つのステータスを例に説明を進めていきます。

  • 未対応(まだとりかかっていない)
  • 対応中(取り掛かったが、対応が終わっていない)
  • 対応済(対応が終わった)
  • 完了(対応が終わったことを管理者が承認した)

管理者は、タスクのステータスを確認する

課題管理表の管理者は、タスクのステータスを確認し、状況に応じて必要なアクションをとりましょう。

「対応済」になっているタスク

タスクの担当者がステータスを「対応済」に更新したら、課題管理表の管理者が「本当に対応が終わっているかどうか」を確認します。

確認の結果、タスクが本当に「対応済」の場合、管理者は課題を「完了」ステータスにして、該当のタスクを閉じます。
まだ「対応済」と言えないもの(例えば、出来上ったものの数が足りなかったり、書類に不備があったりする場合)は、理由を書き添えて「対応中」ステータスに戻します。
「対応済」タスクを確認する

「対応済」になっていないタスク

対応済になっていないタスクは、必要に応じて調整を行います。
必ず調整が必要なのは「期限が切れているタスク」です。
期限を超えても「対応済」ステータスになっていないタスクがある時には、タスクの期限日を変更したり、タスクを分解して手分けをしたり、担当者を変更したり、といった調整を行います。
また、そのタスクの遅れによって影響を受ける他の課題やタスクも把握して、調整する必要があります。
「期限切れ」タスクを調整する

期限が切れていなくても、ずっと「未対応」のままで手が付けられていなかったり、「対応中」の状態が長く続くタスクがあれば、担当者に進捗状況を確認しましょう。
タスクの進捗状況を確認する

すべてのタスクが完了したのに、課題が解決しない時

こうして、課題のステータス更新と状態把握を繰り返していけば、すべてのタスクが完了した時に、その課題は解決、ということになるはずですよね。
もしもタスクがすべて完了したのに課題が解決しない場合は、タスク化し忘れた作業(漏れタスク)があるはずです。
その場合はもう一度、ひとつ前の「課題のタスク化」プロセスにさかのぼり、必要なタスクを洗い出すところからやり直します。

まとめ

課題は「課題に紐付いたタスク」が全て完了すると解決する。
課題の状態把握とは、課題のタスク化から課題解決までの進捗状況を見守り、経過と結果を記録することである。

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