課題管理表を使ってみよう ～課題共有編～

課題管理のプロセス解説では、、
課題の発見 → 課題の共有 → 課題の合意 → 課題のタスク化 → 課題の状況把握
と、５つの工程を経て導く「課題解決」についてお話ししてきました。
本記事ではこれまでの理論を元に、課題管理表に必要な項目の意味や内容について説明していきます。

では、プロジェクトの目的達成に立ちはだかる、様々な事象から発見した課題を、実際の課題管理表を使って書き出してみましょう。

特定した課題を課題管理表に起票する

①番号

1課題に1番号を付与する事によって、伝える・受け取るミスとロスを防ぐ効果があります。
「課題管理表の〇番目の××って課題なんだけど…」と詳細を伝える手間を、「課題管理表のNo.〇だけど…」と端的にするだけでも時間短縮になります。

②先行/後続

関連する課題の有無を意識する事ができ、課題解決の移行がスムーズになります。
「この課題は解決したけど、元々の課題って何だったっけ？」
「この課題が解決したら、次はどうするんだっけ？」を見える化する事で、メンバー間で共通認識を持って業務を進める事が出来ます。

③タイトル

読めば何が課題なのかを理解できるタイトルは、他メンバーの時間を余分に奪いません。
「〇〇について」や「△△の件」では、内容まで読み進めないと課題の全貌が明らかにできず、膨大な課題量ともなれば、課題管理表を読むだけでひと仕事になりかねません。
「作業範囲が決まっていない」や「必要資料の保存先が不明瞭ですぐに探せない」など、否定文にすると、より課題把握しやすくなります。

起票した課題を情報として共有する

④カテゴリ

「目的・予算・品質」といった管理対象別や、「営業部・経理部」といった関連する部門別など、課題がプロジェクト内でどこに分類されるかを振分けます。
プロジェクト全体からみて、どのグループに属しているか情報を共有でき、考える切り分けにもなります。

⑤重要度/影響度

数ある課題から、どれを優先的に解決すべきかを記載します。
プロジェクトの成否を左右する重要な課題、解決しないと広範囲に影響する課題など、目的達成に向けての緊急性・他の課題との関係性をもって決定していきます。

⑥フェーズ

「計画・実施・振り返り」や「要件定義・設計・テスト」など、課題がプロジェクト内のどの段階にあるのかを位置付けるために使用します。
プロジェクト全体からみて、どの位置にある課題なのかが一目瞭然となり、いつまでに課題に取組むべきか、可視化できます。

⑦内容

言わずもがな、課題概要を記載します。
課題発生の経緯や、課題として挙げられる理由が記載されていると、解決策を導きやすいですね。

まとめ

ここまでは、課題を発見した人が起票者として、個々に課題管理表と向き合っていましたが、課題管理表へ起票した事によって、メンバーに情報が共有されました。

次回は課題解決編として、チームで課題管理表を活かすために必要なポイントについて、お話ししたいと思います。

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