プロジェクトの進行中、1人では意思決定できない場合には、複数人で意思決定のための確認・合意・承認をする必要があります。今回は、「会議体」についてご説明します。

会議体とは「同じ目的で複数回設定される会議の集合体のこと」

以前「体制ってなんだろう」で、「体制」とはプロジェクトの目的から役割を洗い出し、その役割に対して人をあてたものであるとご説明しました。その「体制」にもとづいて、定例会、臨時責任会、承認会議など、合意や確認が必要な単位で設計した会議の集合体が「会議体」です。
このようにして設定された「会議体」には、必ず何かしらの意思決定に関する「機能」(確認・合意・承認)があります。

「会議体」をつくる目的は、不要な会議を減らして最少の人数でもっとも効率的な意思決定を行うため。また、いつ・誰が意思決定をするか予め合意しておくことでプロジェクトに携わるメンバーのスケジュールを調整し、プロジェクトの遅延を防ぐというメリットがあります。

会議体を設計してみよう

「体制」で機能を洗い出しだように、「会議体」では確認・合意・承認が必要なコミュニケーションの単位を洗い出します。例えば、A、B、Cの3チームから成るプロジェクトであれば、「AとB」、「BとC」、「AとC」、「ABC」と4つの会議体のパターンが考えられますね?しかし、このうち「AとB」のあいだには“確認し合う事項がない”ということになれば、「AとB」の会議を設ける必要はありません。
コミュニケーションが必要な単位で会議体を設計する

次に、洗い出したコミュニケーションの単位をプロジェクトの時系列に当てはめ、「α社Aチーム内の毎朝の定例会議」「α社AチームとBチームの週次定例会議」「α社とクライアントβ社の月次定例会議」というように、いつ、どのタイミングでどんな会議を行うかを洗い出すことで、会議体の設計ができあがります。

プロジェクトが進行していくあいだには、当初の設計にはなかった個別会議や、上位の意思決定を仰ぐ必要が生じるかもしれません。会議体の設計をする段階では予め、「このような場合には暫定処理として個別に会議体を設置してもよい」というルールを決めておくのも1つの手段です。

「会議体」を設計するときに気をつけたいこと

「会議体」を設計する目的は、前述したとおり、効率的にプロジェクトを進めるために不要な会議を減らすこと。そのためには、会議体は必要最小限にし、それぞれが解決する課題の範囲を明確にしておく必要があります。

例えば、プロジェクトの進行中に「要員を追加する」という課題が持ち上がったとします。しかし、「要員の追加」という課題は現場メンバーの参加する会議体で取り扱う範囲ではありません。そこで、要員追加の権限を持つメンバーで構成するより上位の会議体へこの課題を渡し、そこで承認をするという流れが必要になります。

このように、各会議体で解決する課題の境界線を明確にすることで、効率的なプロジェクト運営を可能にするのです。

まとめ

  • 会議体とは、同じ目的で複数回設定される会議の集合体のこと
  • 会議体は、意思決定(確認・合意・承認)が必要な単位で設計する
  • 会議体は必要最小限にし、それぞれの解決する課題の範囲を明確にしておく